Як організувати переїзд офісу: детальний план дій (Новини компаній)

Переїзд офісу — це завжди стрес для бізнесу і співробітників. Тому ретельне планування цього заходу дає змогу мінімізувати ризики й уникнути серйозних незручностей.

Згідно з дослідженням аналітичного агентства Cleverence, 57% компаній втрачають до 30% продуктивності під час погано організованого переїзду. Щоб уникнути подібних наслідків, важливо врахувати безліч факторів ще на етапі планування.

Ключові аспекти ефективної організації офісного переїзду

Перед тим як приступити до детального опрацювання плану офісного переїзду, необхідно чітко розуміти всі ключові частини цього процесу. Успіх запланованого заходу безпосередньо залежить від того, наскільки ретельно будуть опрацьовані такі пункти:

1. Формування бюджету. Перший і найважливіший крок — це прорахунок кошторису майбутнього переїзду. Необхідно врахувати всі потенційні статті витрат: оплата послуг компанії перевізника, оренда тимчасового офісу, ремонт і перепланування нового приміщення, нова офісна техніка та меблі, непередбачені витрати. Резерв на форс-мажорні обставини має становити мінімум 10%.
2. Вибір оптимального офісного приміщення. Місце розташування, планування та інфраструктура нового офісу впливають на комфорт співробітників і продуктивність бізнесу загалом.
3. Логістика перевезень. Від того, наскільки чітко прописано логістику переміщення меблів, техніки та документів, залежить збереження активів компанії в процесі переїзду. Для того, щоб організація логістичного процесу пройшла без проблем, краще замовити послуги однієї зі служб вантажного таксі, на кшталт https://inka-trans.ua/vantazhne-taksi-kyiv.
4. Організація робіт на новому місці. Продумайте завчасно, як швидше запустити робочий процес у новому офісі. Складіть чіткий графік ремонту, монтажу обладнання, розміщення меблів. Визначте терміни підключення інтернету, оргтехніки, стаціонарного зв'язку.
5. Модернізація IT-інфраструктури. Складіть список усієї оргтехніки та програмного забезпечення, які використовує компанія. Визначте, що можна перенести в новий офіс, чого позбутися, а де потрібні нові закупівлі.
6. Мотивація для колективу. Заздалегідь проінформуйте команду про майбутні зміни, терміни, особливості нового приміщення. Регулярно публікуйте новини про хід підготовки до переїзду в корпоративних каналах зв'язку.

Вибір і оцінка компанії для переїзду офісу

Саме на плечі перевізника, котрого Ви оберете, щоб перевезти офіс, ляже основна відповідальність за збереження майна фірми та безперебійність робочого процесу на новому місці.

За даними опитування порталу OfficeMoving, 37% компаній стикаються з поломками техніки та меблів під час неякісно організованого офісного переїзду. Ще 24% втрачають частину важливих документів дорогою до нового офісу.

Щоб уникнути подібних неприємностей, під час вибору виконавця звертайте увагу на такі моменти:

• Досвід реалізації схожих проєктів. Бажано не менше 10 кейсів офісного переїзду.
• Наявність власного автопарку. Будуть потрібні спеціалізовані вантажні машини та обладнання.
• Імідж і репутацію. Позитивні відгуки клієнтів компанії за останні 2-3 роки.
• Спектр послуг. Можливість комплексного пакування, навантаження, транспортування і розміщення обладнання під ключ.
• Гарантії та відповідальність. Вивчіть схеми страхування вантажів на випадок поломок і аварій, які пропонує транспортна компанія.